リモートワークをするには、
オンラインビジネスチャットツールは不可欠な存在
コロナの影響で、在宅勤務の企業が増え、もはやなくてはならないツールとなってきている、オンラインビジネスチャットツール。Microsoft Teams、Slack、Chatworkなど、さまざまなものがありますが、私の会社では主にTeamsを運用していく方向性ということもあり、オンラインビジネスチャットツールのメリット・デメリットをまとめてみました。
デメリットに関しては、オンラインビジネスチャットツールに対して抵抗感がある方の不安というものを想定して、それを解決するにはどうしたらよいか、という点で書いています。
メリットを考える
| メリット |
| ・スピーディに相互にコミュニケーションがとれる （メールは一方的な情報提供の要素が強い） ・会議時間が短縮できる ・複数人での情報共有が容易になる ↑この３つか特にオンラインビジネスチャットツールを使う大きなメリットと言えると思います。 ・複数人で共通の課題について時差なく話し合うことができる →(メールの場合、どうしても1対1の会話でほかの意見が取り入れられにくい、ほかの人の反応も見えにくい) ・わざわざメールや電話で聞くのは憚られるような小さな質問や相談がしやすくなる。 ・チーム内では、課内のメンバーのみでのやりとりになるので、外部への誤送信などの心配がない ・送信した後でもメッセージの編集、削除が可能 ・在宅勤務開始および終了の連絡をビジネスチャットに移行すると、管理職はOKなどのボタンを押すだけで、作業軽減、メールの受信トレイの減量になる。 ・オンラインセミナーの内容報告について、簡単に全員で共有できる。また、コメントをつけることで深堀、発展の機会を創出し、理解を深めることができる。 ・気軽に情報をシェアすることで、ちょっとした疑問解消につながり、課内の生産性が向上する ・部署内の連絡はビジネスチャットへ移行するため、メールの受信トレイには外部からのメール、決裁関連のメールだけが残る。外部からのメールの見落としが少なくなる。 ・場所にとらわれず複数人でのコミュニケーションが可能 ・端的な表現で気軽に会話のキャッチボールができることによって、社員間のコミュニケーションを活発にすることができる→活発な情報共有増！ ・議論になった際に、実際にその場に参加していなくても過去のやり取りを追うことで、どのように話が進んだのかを把握することができる。 ・チャネルごとに話す話題が絞られているので、必要な情報だけを探すことができる ・チャットでやり取りをしていて、意思疎通が難しいときには、すぐにビデオ電話を起動して確認ができる ・カレンダー機能を連携して、出席者全員の空き時間を把握して最適な会議時間を設定することができる ・1度の投稿でメンバー全員に連絡できるためメールなどで起こる伝達漏れを防ぐことができる ・コミュニケーションに掛かる時間を圧縮しつつ、品質を高めることができる （例：あるチームメンバーから質問があり、全員にも共通して伝えたいことをチャットに残すことで一気に伝達でき、さらに文字で残るので、反復的に確認することができる） ・多忙な人も電話でのやり取りが難しい場合に、隙間時間で素早く質問などにも答えることができる。 |
大事なことは、焦らずに「使い分け」をする
メールは外部・チャットは内部、と分けることで社内のコミュニケーションを簡易化・スピーディに行うことができる。
社内でのやり取りだとしても、例えばメールを印刷してエビデンスを残したい、というものであればメールで対応すれば良い。
強制的にチャット移行という訳ではなく、チャットとメール、それぞれを臨機応変に使い分けていくことが大事。
デメリットを考える
どのようにメンバーにオンラインビジネスチャットツールを使ってもらい、浸透させることができるか？と考えた時に、デメリットというのは、つまりユーザーに不安を与える要因。ということだと思い、その解決法も合わせて考えました。
解決方法としては、具体的にTeamsを運用していく上で使えそうなものを採用しました。
| 不安 | 解決策 |
| 頻繁にやり取りが行われると通知だらけになって邪魔になる？ | 集中したいときには通知をオフにする |
| 無駄なやり取りでスレッドが荒れるのでは？ | メンバー全員にルールとしてチャネルで決めてあるトピックに関係のないことは書き込まないことを徹底する and もし必要な会話がある場合はプライベートチャットか、新しいチャネルの作成を管理者に依頼する |
| ほしい情報が埋もれる/流れてしまっている | ・検索窓を利用する、情報をストックするためのチャネルを用意する ・自分が大事だと思う情報にはブックマークを付ける |
| 外部の人に送るメールをいちいち、チャットにも転送しないといけないのは面倒 | チャネルごとにメールアドレスを発行することができるので、そのアドレスをメールのCCに入れることで、やり取りをTeams上でメンバーは確認することができる |
| 自分が間違った操作をしてしまうかもしれない | 送信後でも何度でも編集・削除できるので心配する必要はない |
| 慣れないシステムやデザインのため、慣れるのが大変そう… | Q&Aのチャネルを作り、Teamsでわからないことがあれば質問をして解決する |
私もまだまだ調べていてもわからないことが多い状態ではありますが、これからオンラインビジネスチャットツールを利用していく方の何かヒントになればよいな、と思っています。
なかなか、新しいものはわからないことが多くて、とっつきにくいという印象を持ってしまう方も少なくないかもしれませんが、一緒に頑張るメンバーがいて、そこで情報共有を活発にしていければ、きっと今までよりもよりよいものを創造していけるはずです。
まだまだコロナで世の中がどう変わっていくかははっきりとは見えていませんが、まずは失敗を恐れずに飛び込んでみることで新しい発見があるかもしれません。
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